Kennisbank klaar:
Adopteren maar?
Zo maken medewerkers optimaal gebruik
van de nieuwe kennisbank
Verandering is altijd wennen
Verandering is voor velen lastig. Uit onze ervaring blijkt dat dit niet anders is bij de implementatie van een nieuwe kennisbank. Ook al is het nieuwe platform een stuk gebruiksvriendelijker en is informatie binnen handbereik, toch merk je dat collega’s moeten wennen aan de nieuwe manier van informatievoorziening.
Start de adoptie
Hoe zorg je er dan voor dat medewerkers bij vragen daadwerkelijk naar antwoorden gaan zoeken in de kennisbank? Voordat collega’s gebruik maken van de kennisbank, zullen zij de kennisbank eerst moeten ‘adopteren’. Dit is niet een stap wat aan het eind van het project nog even geregeld kan worden. Adoptie start bij de ontwikkeling van de kennisbank. Het is onderdeel van je plan van aanpak.
Lift helpt jou bij het ontwikkelen van een adoptiestrategie en ondersteunt met het uitrollen van de juiste communicaiemiddelen. Een onmisbare stap in het geheel, want een kennisbank is pas succesvol als medewerkers deze daadwerkelijk gebruiken.
De waarde van adoptie
Binnen elke organisatie is er altijd een stroom van ad-hocvragen. Hoe moet ik mijn reiskosten declareren? Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan? Hoe vraag ik verlof aan? Vaak worden deze via mail, telefoon of aan het bureau beantwoord. Stel je eens voor dat steeds meer medewerkers het antwoord op hun vraag op intranet (in de kennisbank) vinden. Medewerkers krijgen dan weer tijd voor datgene wat ze echt moeten doen. Dit kunnen wij ook nog eens uitdrukken in keiharde cijfers!
Een rekenvoorbeeld met 1 simpele veelgestelde vraag
Stel medewerkers hebben 1.000 keer per jaar de vraag: Hoe declareer ik mijn onkosten? Voor het gemak gaan we uit van €10 per keer dat iemand antwoord moet geven op deze terugkerende vraag. Dit kost je organisatie dus al snel €10.000 per jaar! Beantwoord je deze vraag online op je intranet dan kost het je eenmalig bijvoorbeeld €300. Wanneer 30% van de medewerkers in het vervolg hun antwoord vinden in de kennisbank, dan bespaar je €2.700. Elk jaar weer. Zorg je ervoor dat 50% hun antwoord opzoeken in de kennisbank? Dan loopt de besparing alleen maar op.
Is jouw kennisbank te vinden op een (nieuw) sociaal intranet?
Is jouw kennisbank te vinden op een (nieuw) sociaal intranet? Dan geldt hetzelfde principe; ook hier gaat het om meer dan alleen techniek. Je wilt dat medewerkers het platform graag gaan gebruiken. In samenwerking met Adoptics begeleidt Lift organisaties om te komen tot een communicatieportal waar medewerkers blij van worden.
Wat zeggen klanten
"Mendy heeft Feenstra ondersteund bij het inrichten van een nieuwe kennisbank voor ons sociale intranet. Je kunt dit met vertrouwen aan Mendy overlaten. Ze weet goed hoe je van een grote hoeveelheid informatie tot relevante en gebruikersvriendelijke content komt. Ik heb Mendy ervaren als to the point, waarbij zij eerlijk advies geeft en altijd meedenkt hoe je samen nog meer resultaat kunt bereiken. Er staat nu een relevante kennisbank waar Feenstra echt baat bij heeft."
"Binnen 1 maand hebben we de Weten & Regelen structuur voor onze nieuwe sociale digitale werkomgeving opgezet, onder leiding van Mendy. Dat hadden we zonder haar niet gekund. Het lijkt zo simpel, maar waar begin je? Mendy heeft veel ervaring en daarmee loodste zij ons snel door een woud aan informatie en bracht daar een logische structuur in aan. Steeds vanuit het oogpunt: wat en hoe zoeken medewerkers? Hierdoor hebben wij veel tijd bespaard. Mendy is een prettige persoonlijkheid, heeft humor en luistert goed. Eigenlijk jammer dat we zo snel klaar waren 😉 want het was fijn samenwerken."
"Mendy heb ik vanuit Rijn IJssel leren kennen als een toegankelijke, pragmatische en bevlogen communicatieprofessional. Haar kennis en ervaring met het opzetten en beheren van kennisbanken zet ze in om de digitale interne informatievoorziening in organisaties te optimaliseren. Altijd vanuit het oogpunt van de gebruiker: wat hebben ze écht nodig en hoe zoeken ze die informatie? Door het stellen van kritische vragen coacht ze contentbeheerders om dat ook te doen. Door haar zelfstandige manier van werken, kon ik de leiding van het project met een gerust hart aan Mendy overlaten. Hierdoor hebben wij veel tijd bespaard."
"Mendy heeft bij ROC Friese Poort meegewerkt aan de introductie van een social intranet. Ik heb haar leren kennen als een consciëntieuze en zelfstandige werker en een uitstekende samenwerker. Ze heeft een mooi en goed werkbaar product afgeleverd, waar wij als ROC Friese Poort erg blij mee zijn en iedere dag van profiteren. Ze kan dan ook trots zijn op wat ze binnen ROC Friese Poort heeft neergezet met de applicatie Weten & Regelen voor medewerkers."
"De samenwerking met Lift heb ik als zeer prettig ervaren. Zij hebben mij enorm geholpen met de inrichting van MIA voor ons facilitair bedrijf. Van het maken van de structuur tot het redigeren en publiceren van teksten. Eileen en Mendy dachten goed met mij mee en probeerde zich echt te verplaatsen in onze situatie. Ook na de livegang checkte zij nog bij mij in. Dit getuigt van oprechte betrokkenheid. Echt heel erg leuk.."
Wij helpen je graag
Wij kijken graag hoe, waarmee en in welke rol we jou kunnen helpen.
Laat het ons vandaag nog weten!
Liever gewoon even bellen? Dat kan! Bel Mendy via 06 417 796 41.